As Instituições de Ensino Superior (IES) observaram ao longo dos últimos anos a necessidade de informatizar seus processos e digitalizar documentos acadêmicos, bem como de utilizar meios de tecnologia para transformar sua atuação no mercado. A pandemia de covid-19 acelerou a transformação digital das IES, principalmente diante das restrições de funcionamento dos cursos presenciais e da flexibilização normativa efetuada pelo Ministério da Educação, que viabilizou a oferta de cursos através de meios digitais de comunicação.
A transformação digital também atinge o acervo acadêmico das instituições de ensino, que é o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelas IES referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos. Essa medida visa garantir maior efetividade e segurança jurídica para os alunos e para as IES.
O Decreto nº 9.235/2017 estabeleceu em seu artigo 104 que os acervos acadêmicos das IES deveriam ser convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais.
Em 19 de maio de 2022, o Ministério da Educação editou a Portaria MEC nº 360/2022 que estabeleceu regras e o calendário para a conversão do acervo acadêmico para o meio digital.
Segundo o normativo, ficou estabelecido que a partir do mês de agosto, fica vedada a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico em meio físico. Os documentos físicos recebidos para fins de matrícula e outras atividades deverão ser convertidos para o formato digital.
Ficou estabelecido, ainda, que será editada norma específica com a indicação dos procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos. A partir da publicação dessa regulamentação, as IES terão o seguinte prazo para concluir a digitalização do seu acervo acadêmico:
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Período de produção dos documentos acadêmicos |
Prazo para digitalização, a partir da edição de norma regulamentadora |
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Alunos atualmente matriculados |
12 meses |
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Estudantes formados entre 2016 e 2022 |
24 meses |
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Estudantes formados entre 2001 e 2015 |
36 meses |
A migração para o meio digital já era uma tendência regulatória e as instituições de ensino, em sua grande maioria, já contam com projetos próprios de digitalização de seu acervo. Com a publicação da Portaria MEC nº 360/2022, as instituições devem ficar atentas aos novos prazos estabelecidos, conforme tabela acima.
Importante destacar que a responsabilidade pela custódia do acervo acadêmico é compartilhada entre as IES e suas mantenedoras, sendo seus dirigentes e representantes legais pessoalmente responsáveis por sua guarda e manutenção, conforme disposto no art. 39 da Portaria MEC nº 315/2018.